Quel entretien mettre en place pendant la période d’essai ?

Pourquoi est-ce important de faire un bilan pendant la période d’essai ?

Pour rappel, la période d'essai permet à l'employeur d'évaluer les compétences d'un salarié dans son travail. Et au salarié de déterminer si les fonctions occupées lui conviennent. Alors quels sont les entretiens à réaliser quand la période d’essai touche à sa fin ?

Le rapport d’étonnement

Le rapport d’étonnement est le journal du bord du nouveau salarié qui y inscrit son ressenti et son avis concernant le déroulement du recrutement et de son intégration au sein de l’entreprise.

Le rapport est alimenté par le nouveau salarié pendant une période d’environ un mois et est remis au manager ou au responsable des ressources humaines qui l’analyse. Son contenu peut ensuite être discuté avec le salarié lors d’un entretien. Celui-ci peut survenir avant la fin de la période d’essai, c’est-à-dire quelques semaines après l’arrivée du salarié dans l’entreprise.

L’entretien de fin de période d’essai

Cet entretien d’une grande importance clôt la période d’essai et est déterminant pour l’avenir du salarié dans l’entreprise.

L’entretien de fin de période d’essai est crucial, car ce n’est pas qu’une simple formalité par laquelle le contrat du salarié est confirmé ou non, mais c’est aussi un échange qui permet de faire un bilan général de la période passée au sein de l’entreprise.

Le manager ou le DRH doit, pendant cet entretien, atteindre trois objectifs principaux. Le premier est d’échanger avec le salarié et de faire un bilan exhaustif en s’aidant d’une grille évaluation période d'essai. Le deuxième objectif est de faire le point sur les compétences du salarié et de les valider ou non. Le troisième est de transmettre au salarié ses KPI.

Comment préparer l’entretien de fin de période d’essai ?

Pour qu’il soit réussi, l’entretien de fin de période d’essai doit être minutieusement préparé. Pour cela, l’entreprise peut créer un fichier de suivi ou utiliser un logiciel pour créer une campagne d'entretien. Parmi les étapes clés :

La construction du guide d’entretien

La construction du guide d’entretien doit se faire bien avant la tenue de l’entretien. C’est une pratique qui vise à faciliter les usages, c’est-à-dire encourager les échanges spontanés et fluides.

Le guide d’entretien de fin de période d’essai sert donc à guider celui qui mène l’entretien et à lui faciliter la réalisation des objectifs. Il comporte des consignes et résume les attentes, les précisions à apporter lors de l’entretien et tous les détails utiles. Le document est décomposé en rubriques et en thématiques pour faciliter la prise de parole et donner à l’entretien un déroulement et un enchaînement logiques.

La planification

La planification de l’entretien doit, elle aussi, être effectuée avant la date prévue pour la fin de la période d’essai. Il faut, en effet, respecter les échéances réglementaires et tenir compte du délai de prévenance, notamment si l’employeur envisage de mettre fin à la période d’essai et au contrat du salarié. Cet enjeu de délai de prévenance est moins présent si l’intention de l’employeur est de valider la période d’essai et le contrat du nouveau salarié.

La planification de l’entretien se déroule comme suit :

• Le manager remet au salarié la trame d’entretien.
• Le salarié prépare ses éléments de réponse sur la trame et la remet au manager au plus tard deux jours avant l’entretien.
• Le manager prépare ses éléments sur le même document qui doit être présent le jour de l’entretien.

Quelles questions poser ?

Les questions de l'entretien de fin de période d'essai doivent être choisies de sorte à atteindre les objectifs de cet échange. Elles doivent donc porter sur les éléments suivants.

L’intégration dans l’entreprise

Le manager ou le DRH doit consacrer une partie de l’entretien à la question de l’intégration du nouveau salarié dans l’entreprise. Une ou plusieurs questions peuvent alors être posées à ce sujet.

L’utilité de l’onboarding sur la découverte de l’entreprise

C’est une question que le manager pose pour évaluer l’efficacité de la politique d’accueil de l’entreprise à destination des nouveaux salariés. Le manager qui mène l’entretien pose donc des questions au salarié pour que ce dernier exprime son point de vue et son ressenti sur l’onboarding et son efficacité.

La réponse à ses attentes de la part de l’entreprise

L’entretien de fin de période d’essai ne concerne pas que les compétences et le potentiel du salarié. C’est aussi l’entreprise qui est évaluée, ainsi que le ressenti du salarié en ce qui concerne les réponses apportées par cette dernière à ses attentes et besoins. Ces questions peuvent porter sur l’ambiance au travail, sur les relations entre collègues et avec la hiérarchie ou encore, sur l’environnement et sa perception par le salarié.

Les perspectives sur le moyen-long terme

L’entretien doit se terminer sur un bilan et sur l’évocation des perspectives sur le moyen et le long terme du salarié ainsi que sa façon de voir son avenir au sein de l’entreprise ou ailleurs.