En tant que locataire, vous êtes tenu de payer votre loyer tous les mois. En tant que propriétaire vous devez fournir une quittance de loyer pour prouver les règlements de votre locataire. Elle est généralement réclamée pour des démarches administratives. Voici le guide complet ainsi qu’un modèle gratuit.
Le modèle gratuit de quittance de loyer
Quittance de loyer : définition et usage
Tout bailleur est tenu de fournir une quittance de loyer à son locataire. Ce document certifie que le locataire a bien réglé son loyer et, le cas échéant, les charges associées. La quittance est délivrée une fois le paiement effectué.
Elle peut être rédigée manuellement sur un support quelconque ou suivre un format standardisé conforme aux normes actuelles.
L’appel de loyer encore appelé avis d’échéance, différent de la quittance de loyer est envoyé au locataire pour lui rappeler qu’il est redevable du loyer, charges comprises, avant la date de paiement stipulée dans le contrat de bail.
La quittance de loyer sert de preuve de domicile et est essentielle pour le locataire dans plusieurs situations.
- Démarches administratives : Elle est souvent requise pour des formalités telles que le renouvellement d'une carte d'identité ou d'un passeport, où il est nécessaire de prouver son adresse résidentielle.
- Demande d'aide sociale : Pour solliciter des aides telles que l'allocation logement, la quittance de loyer justifie de la résidence du demandeur dans le logement concerné.
- Clarification de litiges : En cas de désaccord, notamment lors de la restitution du dépôt de garantie, la quittance de loyer peut attester du bon paiement des loyers et éviter des conflits entre locataire et bailleur.
Quittance de loyer : ce que dit la loi
Selon l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, tout bailleur se voit dans l’obligation de fournir à son locataire qui est à jour dans ses paiements une quittance de loyer, dès qu’il lui en fait la demande.
En cas de non-réponse à une sollicitation amiable, le locataire devrait adresser sa demande par courrier recommandé avec accusé de réception pour formaliser sa requête. Si le bailleur persiste à ne pas répondre ou refuse de délivrer la quittance, le locataire a le droit de porter l'affaire devant le tribunal judiciaire pour obtenir gain de cause.
Les mentions obligatoires figurant sur une quittance de loyer
Pour rédiger une quittance de loyer conforme, certains éléments doivent impérativement figurer sur le document.
- Mentionner clairement le terme « Quittance de loyer » pour un paiement intégral, ou « reçu » en cas de paiement partiel.
- Identité du bailleur : Il faut indiquer le nom complet du bailleur ainsi que ses coordonnées pour permettre toute forme de contact.
- Identité du locataire : Le nom complet du locataire ainsi que ses coordonnées doivent être précisés pour établir clairement à qui le document s'adresse.
- Adresse du logement : L'adresse précise du bien loué doit être mentionnée pour identifier le lieu concerné par la quittance.
- Date et lieu de signature : Ces informations attestent du moment et du lieu où la quittance est délivrée.
- Période de location : La quittance doit spécifier clairement le mois et l'année correspondant au paiement du loyer et des charges.
- Détail des montants : Le loyer et les charges doivent être indiqués séparément, afin de distinguer clairement ces deux composantes du paiement.
- Signature du bailleur : La quittance doit être signée par le bailleur pour valider son authenticité et son accord.
Ces informations garantissent la transparence et la clarté de la quittance de loyer, et servent de preuve en cas de litige ou de besoin de justificatif de domicile.
L’envoi d’une quittance de loyer : modalités
La loi ne précise aucune modalité d’envoi. Propriétaire et locataire doivent donc s’entendre sur ce point. La quittance peut être remise en main propre, envoyée par courrier ou par e-mail.
Ce document est gratuit et les frais d’envoi comme l’enveloppe ou le timbre sont à la charge du propriétaire. Il n’y a aucun délai d’envoi. Toutefois, l’usage veut que la quittance soit envoyée à la réception de paiement ou lorsque le locataire en fait la demande.
Notre modèle gratuit de quittance de loyer
Dans le cas où le locataire n’a pas payé l’intégralité du loyer, il faut remplacer le mot « quittance » par reçu. Il faut reporter le montant réel perçu.
QUITTANCE DE LOYER
Quittance de loyer du mois de ….…………….…….……… 20 ……… .
ADRESSE DE LA LOCATION :
…………….…………….…………….…………….……….……….…………….…….…………….………….…………………….…………….…………….…………….……….……….…………….…….…………….………….……….……….…….
Code postal : ………………….…. Ville : …….…………….……….……….…………….…….…………….………….…..
Je soussigné(e) …………….……………….……………….…………….…………….…….… , propriétaire / bailleur du logement désigné ci-dessus, déclare avoir reçu de Monsieur / Madame …………….……………….……………….…,
la somme de …………….……………….……………….…………….………………….…….………… (en toutes lettres),
…….…………….…….…..… (en chiffres), au titre du paiement du loyer et des charges pour la période de location du …… / …… / 20…….…. au …… / …… / 20………. , et lui en donne quittance, sous réserve de tous mes droits.
DÉTAIL DU RÈGLEMENT :
Loyer : …………….………… euros
Provision pour charges : …………….………… euros
Total : …………….………… euros
Date du paiement : ……… / ……… / 20…….….
Fait à : …….…………….……….……….………………….………………….…………. le ……… / ……… / ………….….
Signature du bailleur :
Cette quittance vient en remplacement de tous les reçus antérieurs en cas de paiement partiel du montant au terme présent. En cas de congé précédemment donné, cette quittance de loyer ne peut être considérée comme un titre d’occupation, car elle représenterait l’indemnité d’occupation. Elle doit être conservée 3 ans par le locataire, comme indiqué à l’article 7-1 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989.
En bref :
- La quittance de loyer n’est pas forcément à éditer à chaque paiement de loyer, mais est obligatoire sur demande du locataire.
- Elle peut être envoyée par courrier ou e-mail ou être remise en main propre.
- Elle est gratuite pour les locataires, les frais de gestion étant à la charge du bailleur.